Productivitat i inversió en tecnologia · Gratis
Calculadora d'estalvi de temps i diners
Posa números a aquella tasca que es repeteix cada dia: quantes hores s'hi dediquen l'any, quant costen i quant podries recuperar automatitzant-la.
Guia
Com calcular l'estalvi de temps i diners d'una tasca
Hores a l'any = persones × minuts per tasca × vegades al dia × dies laborables ÷ 60. Estalvi = hores a l'any × part automatitzable × cost per hora.
La dada delicada és el cost per hora. Ha de ser el real per a l'empresa (sou brut més Seguretat Social) i no el sou net; si no el saps, calcula'l amb la nostra calculadora de cost per empleat.
Exemple: introduir comandes a mà
Tres persones passen comandes del correu al programa de gestió. Cada comanda són 6 minuts i cada persona en fa 20 al dia. Amb 220 dies laborables: 3 × 6 × 20 × 220 ÷ 60 = 1.320 hores l'any.
Si el 70 % es pot automatitzar (la resta són comandes amb incidències que revisa una persona), es recuperen 924 hores. A 24 €/h, són uns 22.000 € l'any, més de mitja persona a jornada completa.
Quines tasques es poden automatitzar
Les que es repeteixen, segueixen unes regles i passen dades d'un lloc a un altre: copiar comandes a un ERP, preparar informes setmanals, conciliar pagaments amb factures, enviar recordatoris, classificar correus o llegir dades d'albarans i factures en PDF.
Si la tasca exigeix criteri en cada cas, el més habitual és preparar la feina perquè la persona només hagi de revisar i decidir.
I després, el ROI
Un cop saps quant costa la tasca a l'any, pots comparar-ho amb el que costaria automatitzar-la. Porta l'estalvi mensual a la calculadora de ROI per veure en quants mesos s'amortitza.
Com funciona
- Indica quantes persones fan la tasca i quant triguen.
- Ajusta quantes vegades al dia es repeteix i quina part es pot automatitzar.
- Mira les hores i el cost anual que podries estalviar.
Preguntes freqüents
Com es calcula l'estalvi?
Persones × minuts per tasca × vegades al dia × dies laborables × percentatge automatitzable. El cost multiplica aquestes hores pel cost per hora de qui fa la tasca.
Quin cost per hora hi poso?
El cost real per a l'empresa, no el sou net: salari brut més Seguretat Social, dividit entre les hores treballades l'any. Si no el saps, entre 20 € i 35 € és una referència habitual a l'oficina.
Què faig amb el resultat?
Compara'l amb el que costaria automatitzar la tasca. Si l'estalvi d'un any cobreix el cost del projecte, sol ser una bona inversió. La calculadora de ROI et diu en quants mesos s'amortitza.
Per què no automatitzar el 100 %?
Gairebé tots els processos tenen excepcions que convé que revisi una persona. Un 60–80 % automatitzable és una estimació realista per a moltes tasques administratives.
Ho fas cada dia?
Si cada dia uneixes documents, prepares factures o passes dades d'un programa a un altre, això es pot automatitzar, i és a això que ens dediquem.