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Calculadora de ahorro de tiempo y dinero
Pon números a esa tarea que se repite cada día: cuántas horas se van al año, cuánto cuestan y cuánto podrías recuperar automatizándola.
Guía
Cómo calcular el ahorro de tiempo y dinero de una tarea
Horas al año = personas × minutos por tarea × veces al día × días laborables ÷ 60. Ahorro = horas al año × parte automatizable × coste por hora.
El dato delicado es el coste por hora. Tiene que ser el real para la empresa (sueldo bruto más Seguridad Social) y no el sueldo neto; si no lo sabes, calcúlalo con nuestra calculadora de coste por empleado.
Ejemplo: introducir pedidos a mano
Tres personas pasan pedidos del correo al programa de gestión. Cada pedido son 6 minutos y cada persona hace 20 al día. Con 220 días laborables: 3 × 6 × 20 × 220 ÷ 60 = 1.320 horas al año.
Si el 70 % se puede automatizar (el resto son pedidos con incidencias que revisa una persona), se recuperan 924 horas. A 24 €/h, son unos 22.000 € al año, más de media persona a jornada completa.
Qué tareas se pueden automatizar
Las que se repiten, siguen unas reglas y pasan datos de un sitio a otro: copiar pedidos a un ERP, preparar informes semanales, conciliar pagos con facturas, enviar recordatorios, clasificar correos o leer datos de albaranes y facturas en PDF.
Si la tarea exige criterio en cada caso, lo habitual es preparar el trabajo para que la persona solo tenga que revisar y decidir.
Y después, el ROI
Una vez sabes cuánto cuesta la tarea al año, puedes compararlo con lo que costaría automatizarla. Lleva el ahorro mensual a la calculadora de ROI para ver en cuántos meses se amortiza.
Cómo funciona
- Indica cuántas personas hacen la tarea y cuánto tardan.
- Ajusta cuántas veces al día se repite y qué parte se puede automatizar.
- Mira las horas y el coste anual que podrías ahorrar.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se calcula el ahorro?
Personas × minutos por tarea × veces al día × días laborables × porcentaje automatizable. El coste multiplica esas horas por el coste por hora de quien hace la tarea.
¿Qué coste por hora pongo?
El coste real para la empresa, no el sueldo neto: salario bruto más Seguridad Social, dividido entre las horas trabajadas al año. Si no lo sabes, entre 20 € y 35 € es una referencia habitual en oficina.
¿Qué hago con el resultado?
Compáralo con lo que costaría automatizar la tarea. Si el ahorro de un año cubre el coste del proyecto, suele ser una buena inversión. La calculadora de ROI te dice en cuántos meses se amortiza.
¿Por qué no automatizar el 100 %?
Casi todos los procesos tienen excepciones que conviene que revise una persona. Un 60–80 % automatizable es una estimación realista para muchas tareas administrativas.
¿Haces esto cada día?
Si cada día unes documentos, preparas facturas o pasas datos de un programa a otro, eso se puede automatizar, y es a lo que nos dedicamos.