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Calculadora SaaS o software a medida
Las licencias por usuario parecen baratas hasta que el equipo crece. Compara el coste acumulado de un SaaS con el de un desarrollo propio y mira cuándo se cruzan.
SaaS (licencias)
Software a medida
Es una comparación orientativa de costes directos. Para una estimación real del desarrollo, cuéntanos qué necesitas.
Guía
Cómo se compara el coste de un SaaS con el de un software a medida
Un SaaS se paga por uso: usuarios × precio de la licencia × 12 meses, cada año, con las subidas de precio que decida el proveedor. Un software a medida tiene un coste inicial alto y después un coste anual bajo: mantenimiento y alojamiento.
Para compararlos bien hay que mirar el coste acumulado a varios años. La calculadora suma los dos, año a año, y te dice cuándo empieza a salir más barato el desarrollo propio.
Ejemplo con 20 usuarios
Un CRM a 35 € por usuario y mes, con 20 usuarios, cuesta 8.400 € el primer año. Con una subida del 5 % anual, en cinco años suma unos 46.400 €.
Un desarrollo de 30.000 € con un 15 % de mantenimiento anual (4.500 €) y 60 € al mes de servidor suma unos 56.100 € en cinco años. En este caso el SaaS sigue saliendo más barato a cinco años; con 40 usuarios, el desarrollo propio se amortizaría hacia el tercer año.
Lo que no sale en la cuenta
Un SaaS está listo mañana, lo mantiene otro y trae funciones que quizá nunca podrías permitirte desarrollar. A cambio, un software a medida se adapta a tu proceso y su precio no depende de lo que decida un tercero.
Muchas empresas acaban con una solución mixta: un SaaS para lo estándar (contabilidad, correo) y un desarrollo a medida para lo que las diferencia o para conectar unos programas con otros.
Cómo funciona
- Indica cuántos usuarios tenéis y cuánto cuesta la licencia.
- Escribe una estimación del desarrollo a medida y su mantenimiento.
- Compara el coste acumulado y el año en que se cruzan las dos líneas.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo compensa el software a medida frente a un SaaS?
Cuando pagas muchas licencias durante años, cuando el SaaS te obliga a cambiar tu forma de trabajar o cuando necesitas conectar sistemas que no se hablan entre sí. Si un SaaS estándar cubre lo que necesitas y sois pocos usuarios, suele ser mejor opción.
¿Cuánto cuesta el mantenimiento de un software a medida?
Como referencia, entre un 15 % y un 20 % anual del coste de desarrollo: correcciones, actualizaciones de seguridad y pequeñas mejoras. Por eso la calculadora usa un 15 % por defecto.
¿Por qué hay una subida anual en el SaaS?
Porque los precios de las licencias suben. Muchos proveedores han aplicado subidas del 5–10 % en los últimos años, y además suelen cobrar más por las funciones avanzadas.
¿Qué no incluye esta comparación?
No incluye la implantación ni la formación (que existen en los dos casos), ni el valor de adaptar el software a tu proceso, que suele ser la razón principal para desarrollarlo a medida.
¿Haces esto cada día?
Si cada día unes documentos, preparas facturas o pasas datos de un programa a otro, eso se puede automatizar, y es a lo que nos dedicamos.